사업상의 비용을 인정받기 위하여 보편적으로 그 비용에 대한 기록과 그 기록을 설명할 수 있는 증빙서류(예: 영수증) 를 보관하여야 한다.
세무감사를 위하여 필요한 서류는 크게 두가지로 나누면 회사의 수입과 지출에 관한 회계기록 과 그 기록을 증명할 수 있는 증빙서류이다.
증빙서류를 분실하였거나 없을 때 세금보고를 어떻게 해야 합니까? 라고 질문하는 경우가 무척 많은 것이 현실이다.
세금보고 당시 증빙서류가 없다는 이유로 부당하게 세금을 내서는 안될 것이다. 증빙서류가 필요한 것은 사실 감사를 받을 때 제시하려 하는 것이므로, 회계사와 상의하여 일단 세금보고를 함으로써 불필요한 벌금을 내지 않도록 해야 할 것이다.
세무감사를 대비하여 사후에라도 증빙서류를 만들어 놓는 것이 바람직하다. 이런 복잡함을 피하기 위해서는 비용을 지불할 때 현금이 아닌 회사 Check 를 사용하여 Check Copy 를 보관하는 것이 매우 바람직하다.
check copy 는 비용이 실질적으로 지출되었다는 믿을만한 기록이지만 항상 회사에연관된 비용이라고는 할 수 없기때문에 영수증과 같은 증빙서류도 보관하여야 한다.